Travel Security Management – Sicurezza delle trasferte all’estero

“Imparare è un’esperienza, tutto il resto è solo informazione”
Albert Einstein

 

L’incertezza pandemica creata dell’emergenza Covid-19 ha spesso implicato decisioni del blocco delle trasferte di lavoro, a livello mondiale, con provvedimenti aziendali adottati, talvolta, in maniera sbrigativa, stante la criticità del momento.

In ambito di risk e security management, tutte le organizzazioni devono saper riconoscere le minacce a cui sono quotidianamente esposte, e dovrebbero farlo utilizzando i diversi strumenti di prevenzione e contrasto che il settore professionale mette loro a disposizione.

Tali analisi vanno fatte su attività come l’organizzazione e la gestione dei trasferimenti fuori sede, con un particolare riguardo a quelle specifiche, come ad esempio una possibile evacuazione, una immediata esfiltrazione con successivo rimpatrio di tutto il capitale umano che l’azienda ha distaccato nei teatri operativi fuori dalla propria nazione.

Orbene, man mano che le varie multinazionali aumentano il loro sviluppo intercontinentale, cresce di pari passo la loro capacità operativa, dunque anche le cd PMI ad esse collegate diventano sempre più globali, quindi proporzionalmente aumenteranno gli spostamenti per affari dei loro dipendenti.

Una condizione questa che moltiplicherà molta più pressione sui datori di lavoro, in fatto di responsabilità verso il TU 81/08, in modo tale da poter dimostrare la corretta analisi dei potenziali rischi/pericoli prima di intraprendere qualsiasi viaggio di lavoro.

Per natura, i rischi di una trasferta internazionale cambiano continuamente al variare degli scenari; in ogni realtà fuori dai confini, molte situazioni possono variare in base al periodo dell’anno, al momentaneo clima politico, al mutare del quadro geopolitico, oppure da specifici fattori climatici e/o ambientali, motivazioni che andranno analizzate, per ordine logico, in maniera attenta e puntuale, in modo tale da non aver lasciato nulla al caso, senza aver perso del tempo prezioso alla ricerca di rischi inesistenti.

Il più delle volte i viaggi di lavoro scorrono via senza grosse criticità, ma c’è sempre in agguato una piccola possibilità che qualcosa possa andare storto, ecco quindi, che quando i dipendenti viaggeranno per motivazioni professionali di qualsiasi tipologia, è un onere del datore di lavoro garantirne la sicurezza individuale e collettiva, sia a livello di security che di safety, dando loro, il più possibile, corrette informazioni su cosa fare e a chi rivolgersi in caso di emergenza.

Dalla lettura di diverse statistiche, emergono alcuni dati davvero singolari, talora preoccupanti: un sondaggio GBTA ha rilevato che il 46% dei dipendenti viaggiatori lo fanno in contesti aziendali che non hanno politiche di travel concretamente attive, mentre il 22% degli stessi non ha la ben che minima idea di chi contattare all’estero in caso di avvenuta emergenza, questo a significare la scarsa preparazione sul tema della travel e medical security, come la totale assenza della ben che minima pianificazione riferita al semplice buon senso!

Appare evidente poi, dopo aver valutato e misurato il rischio, la necessità di trasmettere al dipendente tutte le vitali informazioni sui principali rischi e minacce che potrebbero incontrare; difatti, una corretta formazione del lavoratore dovrebbe concentrarsi principalmente sulla prevenzione, poiché spesso, è più facile evitarla una situazione di pericolo piuttosto che risolverla.

Del resto, l’accountability legale e morale dell’alta dirigenza aziendale di prendersi cura dei propri dipendenti, anche quando viaggiano fuori dal perimetro aziendale per motivi di ufficio, è nota come duty of care (dovere di diligenza).

Sappiamo, infatti, come tutte le organizzazioni, pubbliche o private che fossero, siano tenute a dimostrare di aver adempiuto compiutamente alle normative sul dovere di diligenza, ma soprattutto sugli obblighi di tutela dettati dal Testo Unico, nel caso in cui si verificasse una crisi, un incidente, o qualsiasi altra possibile situazione che metta in pericolo l’incolumità del dipendente.

E proprio sulla scia dell’emergenza da Covid-19 che le politiche del duty of care assumono sempre di più una compliance imprescindibile nella gestione e pianificazione dei trasferimenti oltre i confini nazionali, come già contemplato nei sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro, policy tipicamente contenute all’interno della nuova norma UNI/ISO 45001:2018.

Peraltro, avere una politica aziendale di travel security ben definita non solo aiuta a prevenire problemi, evitandoli, ma migliora di certo il modo in cui i dipendenti si rapportano nei confronti della propria struttura che li tutela nelle trasferte.

Difatti, quando un viaggio di lavoro è pianificato a monte come il più agevole e indolore possibile, questo significherà anche che sarà il più produttivo, sotto l’aspetto dei risultati attesi da quella trasferta; infatti, avere dipendenti operativamente più sereni, ridurrà, nondimeno, la possibilità di implicazioni legali di tipo risarcitorio, semmai accadrebbe qualsivoglia tipo di incidente nello svolgimento delle mansioni affidategli.

E’ del tutto evidente che policy e procedures sulla sicurezza delle trasferte professionali, nei suoi vari ambiti e sfaccettature, devono essere progettate e attuate da professionisti che all’interno delle organizzazioni, private o pubbliche che siano, ricoprano ruoli ben definiti e specializzati, come ad esempio la figura del travel manager, del security manager, o talvolta dello stesso RSPP, laddove mancanti le figure specializzate in security.

Ebbene, da tali considerazioni ne consegue che il problema reale della sicurezza dei dipendenti che affrontano un viaggio di lavoro, assume due aspetti centrali: il cd dovere di diligenza del datore di lavoro, e la corretta applicazione delle procedure di gestione di travel risck, due argomenti questi, spesso usati in modo intercambiabile e in maniera del tutto errata.

Pertanto, alla base dei due singoli aspetti troviamo, da una parte un obbligo giurisprudenziale e morale in capo al rappresentate legale, che lo obbliga vieppiù ad assumersi la responsabilità giuridica della salute, la sicurezza e la protezione del proprio dipendente, indipendentemente dal fatto che si trovi in ufficio piuttosto che in trasferta; dall’altra, rileviamo la gestione del rischio del viaggio, nel suo insieme, quale strategia procedurale che soddisfi tale obbligo.

A tale riguardo, una soluzione il più possibile conforme e che risponda a tali problematiche è rappresentata dal piano d’azione aziendale; ad esempio, la fondazione International SOS, che si occupa della sicurezza, la salute e il benessere del personale operante all’estero, pubblicò in merito al rischio viaggio del dipendente “una road map”, identificando dieci buone best practices sulla corretta diligenza dei doveri:

1. aumentare la consapevolezza a tutti i livelli dell’organizzazione;
2. coinvolgere tutti gli attori chiave nella pianificazione del duty of care;
3. sviluppare politiche e procedure per la gestione del rischio viaggio;
4. controllare i propri fornitori in termini di duty of care;
5. comunicare, educare e formare i lavoratori e le parti interessate;
6. valutare i rischi prima di trasferire un dipendente per ragioni lavorative;
7. essere in grado di localizzare i lavoratori che viaggiano in qualsiasi momento;
8. implementare un sistema di gestione delle emergenze per i lavoratori;
9. stabilire controlli da parte del management;
10. garantire l’integrazione e il coordinamento dei fornitori di servizi.

Nel loro complesso queste buone pratiche dovranno tenere conto di diversi fattori di rischio, come l’instabilità politica di una nazione, che può influire pesantemente sui programmi di viaggio, mettendo in pericolo i dipendenti che andranno ad operare all’interno di aree geografiche politicamente instabili; ecco che tutto ciò richiederà una preventiva e attenta pianificazione, basata sostanzialmente su informazioni aggiornate e qualificate, nonché sul grado di minaccia delle attività terroristiche.

Tale analisi sull’instabilità politica andrà comparata con altre minacce, stavolta di carattere igenico-sanitario, e qui entra in gioco il medico competente; sebbene non sia sempre possibile prevedere talune problematiche di salute, è comunque possibile pianificarne in anticipo la loro gestione sulla base delle anamnesi individuali, ad esempio, considerando la disponibilità di assistenza sanitaria in sito, sia dal punto di vista del personale e delle attrezzature mediche, che di approvvigionamento farmacologico, sempre riferite al quadro clinico del personale.

Sul punto, però, va aggiunta una nota ulteriore, quella della profilassi preventiva; anche qui il medico competente dovrà accertarsi che tutti i dipendenti comandati in trasferta siano protetti rispetto al quadro epidemiologico del Paese di destinazione, prima ancora di intraprende il viaggio.

Invero, c’è un’altra criticità che ha diretto riflesso sull’aspetto sanitario individuale e collettivo, quello della sicurezza alimentare; vale la pena ricordare, che in alcuni continenti non sempre i primari standard igienici vengono rispettati, tutt’altro, quindi si evitino sempre e comunque cibi crudi, lo street food, le acque sfuse e/o non sigillate, tanto per citarne alcuni.

Oltremodo, vanno considerati poi gli altri aspetti legati alla sicurezza dei trasporti, alla tracciatura degli spostamenti e monitoraggio degli itinerari, degli alloggi e del supporto prestato dai cd fornitori locali di terze parti con i quali i dipendenti entreranno in contatto per motivi professionali.

Va peraltro sempre considerato, e mai sottovalutato, un’altro delicato aspetto: la sicurezza delle dipendenti, perché le donne inviate in trasferta corrono rischi più seri rispetto ai colleghi maschi, specialmente in particolari aree geografiche fortemente dipendenti dal fondamentalismo religioso, o con usi e costumi contrari al pensiero occidentale.

 

Articolo a cura di Giovanni Villarosa